OBAVEZE PRAVNIH LICA – ZAKON O ARHIVSKOJ GRADJI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI

Novim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), čija primena je počela 2. februara 2021. godine, definisane su obaveze za pravna lica u vezi sa postupanjem sa dokumentacijom nastalom u njihovom radu.Pored toga što je uneo brojne novineu pogledu obaveza, Zakon je značajno uvećao propisane novčane kazne za nepoštovanje ovih odredaba.

U nastavku izdvajamo najvažnije obaveze.

Obaveze pravnih lica

Pravno lice, kao stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala,dužno je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali. Pored toga, dužno je da:

1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
4) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
5) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.

Pored toga, pravno lice dužno je da donese:

1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

(Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.)

Pored navedenih, postoje i dodatne obaveze koje se odnose na određene specifične situacije i obavezuju pravno lice da:

1) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
2) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
3) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
4) u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada).

Za nepoštovanje ovih odredaba pravno lice kazniće se novčanom kaznom od 50.000 do 2.000.000 dinara, a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 dinara.

Ministarstvo kulture i informisanja je 7. maja 2021. godine Istorijskom arhivu Beograda dostavilo mišljenje u skladu sa kojim se, usled otežanih uslova poslovanja i u skladu sa zakonom, za sva pravna lica produžava rok za izradu obaveznih normativnih akata do 31. decembra 2021. godine, a obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige nastaje 2022. godine, odnosno prepis se dostavlja do 30. aprila 2022. godine.Savetujemo da pravna lica koja teritorijalno nisu u nadležnosti Istorijskog arhiva Beograda, provere u nadležnom arhivu da li je došlo do produženja navedenih rokova.

Za sva dodatna pitanja, kao i pripremu navedenih akata i pravnu pomoć oko ispunjavanja svih drugih propisanih obaveza, možete nam se obratiti putem e-mail adrese: office@akt.rs.