U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti podaci o ličnosti su sve informacije kojima se može utvrditi identitet jednog lica.

Za posedovanje i upotrebu podataka najčešće se koristi termin obrada podataka o ličnosti – koja predstavlja svaku radnju koja uključuje lične podatke – kopiranje, ustupanje, prikupljanje, čak i uvid u zdravstveni karton.

U domenu rada obrada ličnih podataka od strane poslodavca nije sama po sebi nezakonita. U skladu pojedinim zakonima (na primer Zakonom o radu, Zakonom o poreskom postupku i poreskoj administraciji, Zakonom o zdravstvenom osiguranju) predviđena je svrha obrade podataka. Pa tako poslodavci prikupljaju podatke kao što su: ime i prezime, adresa, datum i mesto rođenja, matični broj, broj lične karte, državljanstvo, broj zdravstvenog osiguranja itd., u svrhu obračuna zarada, uplate poreza i osiguranja, kasnijeg ostvarivanja prava na penziju i sl.

Poslodavac može po sledećim osnovama koje predviđa Zakon o zaštiti podataka o ličnosti da obrađuje podatke o ličnosti zaposlenog:

1. saglasnost zaposlenog;
2. obrada je neophodna za izvršenje ugovora zaključenog sa licem na koje se podaci odnose ili za preduzimanje radnji, na zahtev lica na koje se podaci odnose, pre zaključenja ugovora;
3. obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza poslodavca;
4. obrada je neophodna u cilju zaštite životno važnih interesa lica na koje se podaci odnose ili drugog fizičkog lica;
5. obrada je neophodna u cilju obavljanja poslova u javnom interesu ili izvršenja zakonom propisanih ovlašćenja rukovaoca;
6. obrada je neophodna u cilju ostvarivanja legitimnih interesa poslodavca ili treće strane, osim ako su nad tim interesima pretežniji interesi ili osnovna prava i slobode lica na koje se podaci odnose koji zahtevaju zaštitu podataka o ličnosti.

Zakon propisuje i situacije u kojima pristanak neće biti zakonito pribavljen, i to:

1. ukoliko je držanje zaposlenog pasivno odnosno uzdržano;
2. ukoliko je polje za označavanje pristanka u elektronskoj formi unapred štiklirano;
3. ukoliko postoji jasna neravnoteža u odnosu stranaka, što je posebno izraženo ako je reč o odnosu poslodavac-zaposleni, kao i ukoliko je jedna strana organ vlasti;
4. ukoliko nema istinskog i slobodnog izbora;
5. ukoliko je nemoguće odbiti ili povući pristanak bez posledica.

Ono što je važno odmah napomenuti je da bi pristanak kao osnov obrade podataka o ličnosti trebalo primenjivati samo ukoliko nema nekog drugog osnova da bi obrada bila zakonita. Dakle, tek kada nema drugog osnova obrade, potrebno je da od zaposlenog čije podatke namerava da obrađuje poslodavac zahteva pristanak.

Pristanak se mora dati jasnom potvrdnom radnjom kojom se izražava dobrovoljan, konkretan, informisan i nedvosmislen pristanak lica na koje se podaci odnose za konkretnu obradu, što podrazumeva pisanu izjavu, koja uključuje i elektronsku izjavu, ali i izjavu u usmenoj formi.

Iako Zakon uključuje usmenu formu kao zakonit način pribavljanja pristanka, ista se ne preporučuje s obzirom na problem sa eventualnim dokazivanjem.